Status 15. Juli 2014
Konsensualvereinbarung des Projekts e-Infrastructures Austria zwecks des Aufbaus und der Entwicklung einer netzwerkbasierten Infrastruktur zur Vernetzung und Zugänglichmachung digitaler Ressourcen und Forschungsdaten in Österreich.
Die Beteiligten:
Nachfolgend individuell „Projektpartner“ und gemeinsam „Partnergemeinschaft“ genannt.
E-Infrastructures Austria ist ein Projekt, das im Rahmen der Vergabe der Hochschulraum Strukturmittel vom BMWFW unterstützt wird. Die Projektpartner eint das gemeinsame Interesse am koordinierten Aufbau eines österreichischen Netzwerks zur Einrichtung und Weiterentwicklung gemeinsamer e-Infrastrukturen durch Bündelung von Ressourcen und vorhandenem Wissen (e-infrastructures Austria, nachfolgend das Projekt). Ziele des Projekts sind das Schaffen, Ansiedeln und Vernetzen von Repositorien/Dokumentenservern als lokale Instanzen bei den einzelnen gleichberechtigten Projektpartnern, der Aufbau eines österreichischen Repositoriums mit einem erweiterten Anwendungsbereich und die Etablierung eines Kompetenznetzwerks für Forschungsdaten und Daten aus der forschungsgeleiteten Lehre heterogenen Ursprungs und unterschiedlicher Zugänglichkeit. Das Projekt soll auf dem Gebiet der Sicherung, Archivierung und Zugänglichmachung von digitalen Ressourcen und Forschungsdaten zur Effizienzsteigerung beitragen, konkrete Synergieeffekte erzeugen, den Nutzen von Forschungsdaten für Studierende und Lehrende maximieren, die Teilnahme an universitätsübergreifenden IT-basierten Verwaltungsnetzen fördern und die gemeinsame Nutzung von Wissen über Prozesse und Technologien in einem immaterialgüterrechtlich geordneten Rahmen ermöglichen. Rechte und Pflichten für die Projektpartner ergeben sich aus dem Projektantrag „E-Infrastructures Austria: Aufbau und Weiterentwicklung einer Repositorieninfrastruktur (von der Universität Wien gestellter Antrag)“ vom 30.10.2013 sowie aus der Richtlinie zur Projektdurchführung, die von den Partnern unterzeichnet wurde (nachfolgend: Richtlinie). Die Konsensualvereinbarung geht nicht über die im Projektantrag und in der Richtlinie definierten Rechte und Pflichten hinaus.
Zweck dieser Vereinbarung ist es, die aus dem Projektantrag und der Richtlinie erwachsenden Rechte und Pflichten der Projektpartner zu konkretisieren und das Verhältnis der Projektpartner zueinander zu definieren, die Arbeitsabläufe, die Organe sowie das Projektmanagement zu regeln und Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten bezüglich des Projekts sowie dessen Ergebnissen zu bestimmen und unter Beachtung immaterialgüterrechtlicher Zuweisungen einen freien Zugang zu den Ergebnissen der gemeinsamen Arbeit im Rahmen des Projekts und zu wissenschaftlich relevanten Daten zu regeln.
Diese Vereinbarung definiert Regeln, die im Verhältnis der Projektpartner zueinander gelten und das Zusammenwirken im Rahmen des Projekts ordnen. Sie entfaltet im Zweifel keine Außenwirkung. Insbesondere schafft diese Vereinbarung keine Partnergesellschaft oder sonstige Gesellschaft im Rechtssinne oder in wirtschaftlichem Sinne. Diese Vereinbarung verleiht der Partnergemeinschaft keine Rechtspersönlichkeit. Sie kann nicht klagen oder verklagt werden.
Die Projektpartner sind gleichberechtigt und agieren jeweils auf eigene Rechnung und in eigener Verantwortung. Ein Projektpartner oder die Partnergemeinschaft als die Gesamtheit der Projektpartner kann nicht mit Wirkung für einen anderen oder mehrere Projektpartner rechtsgeschäftlich tätig werden, insbesondere keine Verträge schließen oder sonstige rechtlich relevante Erklärungen abgeben oder annehmen. Vorbehaltlich der unter„Verwaltungsstruktur“ in dieser Vereinbarung getroffenen Regelungen vertreten die Parteien sich nicht gegenseitig. Rechtsverbindliche Pflichten eines Projektpartners zu einem Dritten bedürfen der Willenserklärung des jeweiligen Projektpartners, um wirksam zu sein.
Diese Vereinbarung tritt am 1. Juli 2014 in Kraft und bleibt bis 31. Dezember 2016 aufrecht. Darüber hinaus bleibt diese Vereinbarung in Kraft, sofern bezüglich des Projekts Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten bestehen, die nach Beendigung des Projekts abzuwickeln sind. Insbesondere wirken die hier getroffenen Vereinbarungen insofern nach Beendigung der Vereinbarung fort, als das erforderlich ist, um vor der Beendigung entstandene Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten durchzusetzen. Die Vereinbarung kann durch die stimmberechtigten Projektpartner im Einvernehmen geändert oder aufgehoben werden. Die Beendigung bedarf eines Beschlusses der Generalversammlung mit qualifizierter Mehrheit. Ein Austreten aus dem Projekt durch einzelne Projektpartner ist nicht vorgesehen.
Die Projektpartner sind partnerschaftlich miteinander verbunden und verpflichten sich zu gegenseitiger Rücksichtnahme und Achtung der Rechte und Rechtsgüter der anderen Partner.
Die Projektpartner verpflichten sich, die durch den Projektantrag und die Richtlinien übernommenen oder im Laufe des Projekts zu übernehmenden Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten nach bestem Wissen und Gewissen, unter Beachtung der im Verkehr erforderlichen Sorgfalt und nach Treu und Glauben, vollständig und pünktlich auszuführen.
Die Projektpartner informieren den Projektleiter ehestmöglich über jeden ihnen zur Kenntnis gelangenden Sachverhalt, der in ihrer Sphäre stattfindet und geeignet ist, das Gelingen des gegenständlichen Projekts oder eines Aspekts des Projekts zu gefährden.
Für den Fall, dass die insoweit zuständige Stelle innerhalb der Partnergemeinschaft feststellt, dass ein Projektpartner durch sein Verhalten diese Vereinbarung verletzt, wird nach einer Gelegenheit zur Stellungnahme dem Verletzer die Möglichkeit eingeräumt, die Verletzung innerhalb einer angemessenen Frist zu beheben und/oder deren Folgen zu beseitigen.
Ein Projektpartner, der einen Dritten mit der Durchführung von ihm im Projekt „e-Infrastructures Austria“ obliegenden Aufgaben beauftragt, haftet den Projektpartnern gegenüber für das Verschulden des eingeschalteten Dritten. Durch die Vergabe von Subaufträgen wird der Projektpartner nicht von den Pflichten entbunden, die ihn nach dieser Vereinbarung treffen. Der beauftragende Projektpartner hat insbesondere zu gewährleisten, dass solche Subverträge die Erfüllung des Projekts ermöglichen und die Zugangsrechte der anderen Projektpartner durch die Subvergabe nicht beeinträchtigt werden.
Die Projektpartner gewährleisten die Anwendung wissenschaftlicher Sorgfalt sowie die Einhaltung der anerkannten Regeln der Technik und Wissenschaft. Ein Projektpartner, der anderen Projektpartnern materielle oder immaterielle Güter und Informationen zur Verfügung stellt oder auf sonstige Weise in das Projekt einbringt, wird in einer für ihn möglichen und zumutbaren Weise darauf achten, dass die eingebrachten Güter, soweit von ihm erkennbar, nicht in Rechte Dritter eingreifen. Zu Patentrecherchen oder vergleichbaren Recherchen sind die Projektpartner jedoch nicht verpflichtet. Die Projektpartner gewährleisten nicht die Freiheit der Güter, Informationen und gegenständlichen Ergebnisse von Schutzrechten Dritter und haften nicht im Fall der Verletzung von Schutzrechten Dritter infolge der Verwendung der von ihnen eingebrachten Güter, Kenntnisse und entwickelten Ergebnisse durch einen anderen Projektpartner. Weiters gewährleisten und haften die Projektpartner einander nicht für die Vollständigkeit, Richtigkeit oder Mängelfreiheit der übergebenen Güter und Informationen. Jeder Projektpartner wird ihm gemeldete Mängel allerdings nach Möglichkeit innerhalb einer angemessenen Frist beheben. Eine Garantieerklärung oder sonstige Gewährleistung wird jedoch nicht übernommen. Der Projektpartner, der das Eingebrachte nutzen will, verwendet es in eigener Verantwortung und auf eigene Gefahr.
Aus dieser Vereinbarung erwächst keine Anspruchsgrundlage, die einem Projektpartner das Recht gibt von einem anderen Projektpartner Schadenersatz zu verlangen. Die Haftungsregeln der Richtlinie bleiben hiervon unberührt.
Sofern ein Projektpartner mit einem Dritten in eine rechtlich relevante Beziehung tritt, wird ausschließlich der jeweilige Projektpartner berechtigt und verpflichtet. Das gilt auch dann, wenn die betreffende Beziehung im Zusammenhang mit dem Projekt steht oder ein Ergebnis bzw. ein Produkt aus dem Projekt zum Gegenstand hat. Jeder Projektpartner haftet allein für Schäden Dritter, die bei der Ausführung seines Projektteiles entstehen.
Im Rahmen der Projektaufsicht erfolgen regelmäßige Berichtslegungen an das Bundesministerium für Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft sowie eine Prüfung der finanziellen Gebarung durch die entsprechenden Stellen bei den Projektpartnern und das Bundesministerium für Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft.
Sofern im Rahmen des Projekts Ergebnisse und Produkte entstehen, die immaterialgüterrechtlich geschützt sind, gelten die Regeln des betreffenden Rechtsgebiets. Insbesondere gelten hinsichtlich der Zuweisung der Rechtsinhaberschaft die gesetzlichen vorgegebenen Zuweisungsregeln, wie sie etwa im Urheberrecht und Patentrecht gelten. Gleichwohl sind die Projektpartner bestrebt, sich die Ergebnisse und Produkte des Projekts gegenseitig zur Verfügung zustellen und eine maximale Verbreitung zu bewirken. Dazu werden im Laufe des Projekts freie Lizenzmodelle zu integrieren sein. Ein Abweichen von der gesetzlichen Immaterialgüterrechtsordnung, soweit möglich und zulässig, bedarf in jedem Fall gesonderter Vereinbarung, insbesondere durch freie Lizenzmodelle.
Sofern nichts anderes vereinbart wird, bleiben die Projektpartner Rechteinhaber hinsichtlich ihrer eingebrachten Güter und Informationen. Das gilt auch hinsichtlich derjenigen Güter, die ein Projektpartner in das Projekt einbringt. Der einbringende Projektpartner erteilt den anderen Projektpartnern für die Zwecke des Projektes bezüglich der von ihm eingebrachten Güter eine unentgeltliche, nicht ausschließliche, nicht übertragbare Werknutzungsbewilligung, die jeweils gesondert in Textform oder schriftlich zu regeln ist. Erteilte Werknutzungsbewilligungen gelten für die Dauer des Projektes, es sei denn es ist etwas anderes geregelt.
Jede Verwertung außerhalb der Partnergemeinschaft, insbesondere die Veröffentlichung von Ergebnissen, die im Rahmen des Projekts entstehen, ist ausdrücklich erwünscht. Eine beabsichtigte Verwertung bzw. Veröffentlichung wird vor der geplanten Veröffentlichung dem Projektleiter und den betroffenen Projektpartnern rechtzeitig in Textform angezeigt. Die Ablehnung einer beabsichtigten Verwertung durch einen Projektpartner bedarf einer qualifizierten Begründung. Sie ist nur dann berechtigt, wenn darin substantiiert dargelegt wird, die beabsichtigte Verwertung würde berechtigte Interessen des betroffenen Projektpartners oder der Partnergemeinschaft beeinträchtigen. Dazu zählen Interessen kommerzieller oder akademischer Art. Dem Projektpartner, der die Verwertung beabsichtigt, ist Gelegenheit zu geben, die Verwertung derart zu gestalten, dass die geltend gemachte Interessenbeeinträchtigung ausgeräumt wird und die Veröffentlichung dennoch erfolgen kann.
Die interne Verwaltungsstruktur der Partnergemeinschaft besteht aus folgenden Organen:
(a) Die Generalversammlung fungiert als Repräsentationsorgan und als letztverantwortliches Gremium bei Entscheidungsfindungen.
(b) Der Projektleiter gewährleistet die Optimierung der Abläufe und fungiert als Intermediär und Koordinator zwischen den Organen der Partnergemeinschaft und den Projektpartnern.
(c) Das Steering Committee gibt die grundlegende Orientierung des Projekts vor.
(d) Das Synergies Team trägt die Fachverantwortung.
(e) Der Think Tank liefert Impulse von außen.
Jeder stimmberechtigte Projektpartner hat eine Stimme. Alle Mitglieder eines Organs haben an den Sitzungen sowie an Beschlussfassungen des jeweiligen Organs teilzunehmen. Im Verhinderungsfalle haben sie sicherzustellen, dass sie vertreten werden oder dass sie ihre Stimme im Vorhinein schriftlich oder in Textform, insbesondere per E-Mail auf ein anderes Mitglied des jeweiligen Organs übertragen. Eine Vertretung ist dem Vorsitzenden des jeweiligen Organs mitzuteilen.
Die einzelnen Organe sollen regelmäßig – wie nachfolgend aufgeführt – zusammentreten. Darüber hinaus gehende Sitzungen sind bei Bedarf als außerordentliche Sitzungen einzuberufen. Über die Erforderlichkeit der Einberufung einer außerordentlichen Sitzung entscheidet das jeweilige Organ durch Beschluss mit einer einfachen Mehrheit. Der Beschluss kann durch Fernkommunikationsmittel (E-Mail, Telefon) herbeigeführt werden (Umlaufbeschluss).
Die Generalversammlung kommt mindestens einmal im Jahr zusammen.
Das Steering Comittee kommt mindestens zweimal im Jahr zusammen.
Das Synergies Team kommt mindestens viermal im Jahr zusammen.
Der Think Tank kommt mindestens dreimal im Jahr zusammen.
Der Vorsitzende eines Organs beruft durch Einladung die nächste Sitzung ein. Die Einladungen werden in Textform (E-Mail) zwei Wochen im Voraus an die Mitglieder versendet und enthalten die jeweiligen Tagesordnungspunkte. Die stimmberechtigten Anwesenden können mit einfacher Mehrheit während einer Sitzung beschließen, weitere Tagesordnungspunkte aufzunehmen.
Für die Generalversammlungen bedürfen Beschlüsse einer Zweidrittelmehrheit der stimmberechtigten Mitglieder. Im Steering Committee und im Synergies Team bedürfen Beschlüsse einer einfachen Mehrheit der stimmberechtigten Mitglieder. Ein Gremium ist beschlussfähig, wenn zwei Drittel seiner stimmberechtigten Mitglieder bzw. deren Vertreter anwesend sind. Umlaufbeschlüsse sind zulässig. Sie können durch den Vorsitzenden bzw. dem Koordinator eines jeden Organs initiiert werden. Ihre Durchführung ist durch das Koordinationsbüro zu organisieren und durch den Projektleiter zu beaufsichtigen.
Die Generalversammlung setzt sich aus je einem Vertreter der einzelnen Projektpartner, einem Vorsitzenden und einem Vorsitzendenstellvertreter zusammen: insgesamt 27 Personen, davon 24 mit Stimmrecht (der Vertreter der Österreichischen Nationalbibliothek sowie Vorsitzender und Vorsitzenderstellvertreter verfügen über kein Stimmrecht). Die Generalversammlung wählt einen Vorsitzenden und dessen Stellvertreter aus ihrer Mitte. Die Funktionsperiode des Vorsitzenden und des Stellvertreters ist auf ein Jahr beschränkt. Sie können nach dieser Funktionsperiode wiedergewählt werden. Die erste Funktionsperiode beginnt am 1. Juli 2014 und endet am 31. Dezember 2015. Mit Annahme des Amtes können der Vorsitzende und der Stellvertreter nicht mehr den Projektpartner vertreten, dem sie angehören. Die betroffenen Projektpartner ernennen neue Vertreter. Die Generalversammlung entsendet ihren Vorsitzenden und ihren Stellvertreter in das Steering Committee. Die konstituierende Sitzung wird vom Projektleiter, alle nachfolgenden Sitzungen werden vom Vorsitzenden der Generalversammlung nach Rücksprache mit dem Projektleiter einberufen. An der Generalversammlung dürfen auch Mitarbeiter des der einzelnen Projektpartner teilnehmen.
Die Generalversammlung dient als gemeinsames Forum aller Projektpartner. In diesem Gremium werden Abstimmungen durchgeführt. Die Generalversammlung ist das letztverantwortliche Gremium bei grundsätzlichen Entscheidungen.
Das Steering Committee besteht aus sieben Personen. Es setzt sich aus drei Vertretern des Synergies Teams, dem Projektleiter als kooptiertes Mitglied ohne Stimmrecht, dem Vorsitzenden der Generalversammlung, dem stellvertretenden Vorsitzenden der Generalversammlung und dem Koordinator des Think Tanks zusammen. Das Steering Committee wird durch den Projektleiter einberufen und wählt eine/n Koordinator/in.
Stimmgewichte: Sollte eine Institution mehr als nur einen Vertreter in das Steering Committee entsenden, so ist diese Institution dennoch nur mit einer Stimme vertreten. Der Koordinator des Think Tanks hat eine beratende Funktion und ist daher nicht mit Stimmrecht ausgestattet.
Das Steering Committee gibt Impulse zur grundlegenden Orientierung des Projekts auf Basis der Beschlüsse der Generalversammlung. Es kommentiert, begutachtet und empfiehlt die Entwürfe der Work-Package-Cluster (WP-Cluster), die ihr vom Synergies Team vorgelegt werden. Das Steering Team berichtet regelmäßig an die Generalversammlung.
Die Mitglieder des Synergies Team setzen sich aus den Leitern der WP-Cluster, in denen die Projektarbeit abgewickelt wird, und dem Projektleiter zusammen. Die WP-Cluster setzen sich aus Vertretern akademischer Institutionen, die an der Durchführung des Projekts arbeiten, zusammen. Das Synergies Team wählt einen Koordinator und einen Stellvertreter. Das Synergies Team entsendet drei Vertreter in das Steering Committee. Das erste Meeting wird vom Projektleiter einberufen.
Das Synergies Team legt dem Steering Committee Entwürfe und Empfehlungen der WP-Cluster vor. Zudem stellt es durch regelmäßige Zusammenkünfte den Austausch zwischen den verschiedenen Clustern sicher und liefert dadurch Synergien für das Projekt und ist es im Rahmen der Partnergemeinschaft für die fachliche Aufbereitung des Projekts zuständig. Das Synergies Team berichtet dem Steering Committee
Das Projektmanagement sichert die Professionalität des Handelns im Projekt. Der Projektleiter und das Koordinationsbüro sind an der Universitätsbibliothek der Universität Wien angesiedelt.
Die Koordination der technischen Agenden des Projekts erfolgt am ZID der Universität Wien. Kostenplanung, sonstige Ressourcenplanung und Abwicklung der finanziellen Gebarung des Projektes erfolgen an der Universitätsbibliothek der Universität Wien.
Die wesentlichen durch das Projektmanagement wahrzunehmenden Kompetenzen sind:
Kostenplanung sowie sonstige Ressourcenplanung und Abwicklung der finanziellen Gebarung; Aufbau und Verwaltung des Koordinationsbüros; Koordination beim Aufbau der Struktur und der Dienste für das Projekt im technischen und nicht-technischen Bereich; Koordination der Maßnahmen, Methoden und Instrumente für die Durchführung des Projekts; Definition von Vorgaben; Definition von Projektphasen; Erstellung von Plänen und Terminen; Festlegung von Vorgangsfolgen; Initiierung von Prozessen; Monitoring der Prozesse in e-Infrastructures Austria; Monitoring der Termine; Offizielle Beendigung von Prozessen; Abnahme der Abschlussarbeiten bzw. Ergebnisse; Definition der Evaluationsprozesse; Initiierung von Evaluationsprozessen; Kooperation bei der Erstellung von Definitionen in den einzelnen WP-Clusters; Mitwirkung bei der Arbeit in den einzelnen WP-Clusters; Hilfestellung bei Rechtsfragen; Definition von Regeln für Partnermanagement; Hilfestellung bei organisatorischen Fragen bei den einzelnen Projektpartnern; Berichtslegung (Deliverables und sonstige offizielle Dokumente); Koordination bzw. Aufbau des Ticketingsystems, Wikis, der Projektmanagementdienste und Dokumentationsstelle des Projekts; Aufbau der Webpräsentation; Kommunikation nach außen; Pflege der Kontakte mit externen Partnern; Koordination der Kommunikation nach innen (innerhalb des Partnernetzwerks); Koordination bei der Erstellung eines „Nationalen Surveys“ und einer nationalen „Umfeldanalyse“; Wahrnehmung von Orientierungsgesprächen mit dem Auftraggeber; Regelmäßige Wahrnehmung von Controlling-Gesprächen mit dem Auftraggeber.
Die wesentlichen Aufgaben, die vom Koordinationsbüro wahrgenommen werden, sind:
Unterstützung des Projektleiters bei der Koordination des Projekts; Übernahme und Koordination von Back-office Funktionen an der Clearingstelle des Projekts; Kontaktaufbau und Pflege der Kontakte mit den Meinungsbildner/innen an den 25 Partnerinstitutionen des Projekts; Betreuung und Beratung von Spezialisten aus den einzelnen WP-Clusters; Beobachtung und Analyse der Entwicklungen in den einzelnen WPs des Projekts; aktive Teilnahme an den Meetings und Treffen; Mitwirkung bei der Initiierung und Organisation von Partnerveranstaltungen; Unterstützung von Marketingmaßnahmen in Zusammenarbeit mit dem Projektleiter und den Partnern.
Das Projektmanagement berichtet der Generalversammlung.
Der Think Tank besteht aus einer Gruppe von organisationsinternen und organisationsexternen Persönlichkeiten aus Wissenschaft, Gesellschaft und Wirtschaft, die das Projekt mit Impulsen von „außen“ bereichern sollen (Der Think Tank ermöglicht ein „thinking out of the box“).Der Think Tank wählt einen Koordinator und entsendet diesen in das Steering Committee.
Die Projektpartner verpflichten sich, über alle ihnen während der Dauer des Projekts bekannt gewordenen Umstände und Vorgänge innerhalb der Projektpartner (Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse) und der Partnergemeinschaft, die als vertraulich bezeichnet sind, sowohl während der Dauer des Projekts als auch nach seiner Beendigung Stillschweigen zu bewahren. Die Geheimhaltungspflicht erstreckt sich nicht auf solche Kenntnisse, die jedermann zugänglich sind oder werden, oder die dem empfangenden Projektpartner nachweislich bereits vor Abschluss dieses Vertrages ohne Verpflichtung zur Geheimhaltung bekannt waren, oder welche dem empfangenden Projektpartner von Dritten, welche keiner Geheimhaltungsverpflichtung unterliegen, ohne Beschränkung zugänglich gemacht worden sind. Ein Dritter, der hinzugezogen wird, ist durch den Vorsitzenden bzw. dem Koordinator des hinzuziehenden Organs schriftlich im Sinne der hier geregelten Geheimhaltung zu verpflichten.
Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung müssen in der Generalversammlung mit einer Zweidrittelmehrheit beschlossen werden. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Kein Projektpartner kann sich auf eine von der Vereinbarung abweichende tatsächliche Übung berufen, solange die Abweichung nicht schriftlich fixiert ist.
Sollten sich einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung als ungültig erweisen, so wird dadurch die Gültigkeit der Vereinbarung im Übrigen nicht berührt. In einem solchen Fall wird durch Beschluss der Generalversammlung die ungültige Bestimmung durch eine zulässige Bestimmung ersetzt, die den Zweck der ungültigen Bestimmung, insbesondere das, was die Projektpartner gewollt haben, mit der weitestgehend möglichen Annährung erreicht. Entsprechendes gilt, wenn sich bei Durchführung des Projekts eine ergänzungsbedürftige Lücke ergeben sollte.
Die Projektpartner tragen jeweils die eigene Kostenlast.
